自動的に作業を徹底管理~ワークフローシステムの魅力とは?~

ワークフローシステムとは?

さまざまな人が関わっていた業務の流れを図にしてから、人が行っていた業務をシステム化して業務改善を目指していきます。図をワークフローと呼び、ワークフローのために導入するシステムをワークフローシステムと呼びます。

ワークフローシステムの便利な機能5選

PC

承認ルールの徹底

申請するときに項目を選択するだけでシステムが承認者を設定するため、承認者を確認する手間を省くことができます。管理者が一度の設定だけで変更がない限り都度設定が必要なく、社内にて承認ルールを把握していない人でも心配なく徹底されます。

保管場所が必要なく探すときにもスムーズ

申請書や稟議書など紙ベースではファイルに保管してからキャビネットに入れるなど場所も必要になります。さらに書類を確認したいときには、ファイルなど保管場所から探し出す手間と時間が大変かかります。ワークフローシステムでは保管はシステムの中にあり、探すときには検索キーを指定して簡単に探し出すことができます。

承認忘れを防ぐ通知機能

承認者に申請や承認が必要なものがワークフロー上にあることを通知をしてくれます。期限が近い申請や承認があるときには通知をしてくれるため、漏れを防ぐことができます。

承認代理設定

外出や出張といった遠隔承認も可能ですが、長期休暇では承認依頼は躊躇してしまいます。承認者が長期休暇に入るときには、代理で承認を設定をして業務の滞りを防ぐことができます。

システム連携をすることも可能

グループウェアと連携し、シングルサインオンを利用するとログインの手間を省くことができます。会計システムと連携すると経費の申請から承認、仕訳そして振込まで自動化することが可能です。

自動的に作業を徹底管理~ワークフローシステムの魅力とは?~

ウーマン

ワークフローシステムで社外の社員とも情報共有

ワークフローにあがった情報は、インターネットが繋がる環境にいれば社外にいても確認が可能です。外出が多い営業の方でも、わざわざ会社に戻ることなく申請をあげることができ、承認側も外出や出張先でも承認することができるため、滞ることがありません。パソコンだけでなく、スマホやタブレットを使って申請・承認をすることが可能な製品もあり、業務効率がアップします。

会社

ワークフローシステムの導入方法

現状の社内での業務状況や現状のフローを確認し、問題点や導入後どのように運用していくかを確認します。ワークフロー導入にあたって、必要な条件や今まで行っていることに追加したいことをピックアップしていき、導入するシステムを選んでいきます。クラウド製品にするのかパッケージ製品にするのかによって、アカウントの取得やサーバーでの作業が必要になります。自社での運用方法や予算、管理などを検討しながら製品を選び導入を行います。

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ワークフローシステムの注意点

自社にてシステム導入をしてどのような運用をしていきたいか、現在の問題点と改善したいことを社内の各部署と連携し、要件と希望を製品選定時に導入業者に伝えておく必要があります。曖昧にしておくとパッケージ利用からカスタマイズ費用が必要になったり、便利になるはずのシステム連携ができずに実装不可ということになってしまいます。

実際にワークフローシステムを利用している企業の感想

オフィス

承認の進捗状況をひと目で把握できるように

申請や稟議を紙ベースで行っていましたが、承認・否認がおりてこないため、どこで止まっているかを探す必要があるほどでした。システム導入してからは、期限近くには承認者への通知がされますし、申請者も画面上でどこまで承認が進んでいるかを把握することができるようになりました。

手間や保管管理が不要に

書類を回覧するためのひな型を作り、管理簿をExcelにて入力する担当を設定していました。担当による承認完了を申請者へ連絡、書類のファイル綴じといった手間を省くことができるようになり、保管スペースも必要がなくなりました。

閲覧が手間なくできるように

承認後の書類を閲覧したいときには担当部署へ問い合わせをしてから借りる必要がありました。1、2件という件数ではなく膨大な問い合わせがあると、担当者が他の業務を遮ってしまうほどでした。ワークフローを導入後は、問い合わせをする側も受ける側も手間を省くことができるようになりました。

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